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Vous avez travaillé toute la nuit pour rendre votre projet à temps. Peut-être s’agit-il d’une maquette de magazine pour impression, d’une vidéo de présentation, d’un rapport complet sur les évolutions des ventes d’espadrilles en Amérique du Sud…
Peu importe : votre travail est fait, et bien fait. Il est 3 h du matin, vous êtes fatigué(e), mais votre patron va être ravi. Vous n’avez plus qu’à cliquer sur « Envoyer », et la récompense d’employé du mois est pour vous.
Et, là, c’est le drame. Votre messagerie vous dit que la taille de votre fichier dépasse la limite maximum autorisée. Que faire ?
Pour vous éviter une nuit blanche, voici les 7 meilleurs moyens pour transférer un fichier de grande taille.
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Si vous n’aviez pas encore compris l’intérêt de l’informatique « dans les nuages », c’est le moment de vous y mettre.
Il vous suffit de mettre votre fichier dans un espace de stockage virtuel (ce que l’on appelle « le cloud »), accessible à tout moment depuis n’importe quel ordinateur, Smartphone ou tablette, avec une simple connexion à internet.
Ensuite, au lieu d’envoyer le fichier par mail, vous n’avez qu’un lien à envoyer, qui ne pèse rien. Votre patron pourra ensuite tranquillement télécharger le document que vous avez préparé, sans que vous encombriez sa boite mail.
Il existe de nombreux fournisseurs d’espace de stockage virtuel, les plus connus étant probablement Google Drive et One Drive. En général, tous proposent une version gratuite avec une capacité limitée, et une version payante avec un espace de stockage bien plus grand.
Compresser vos fichiers
La compression des fichiers informatiques permet de réduire leur taille, au prix d’une diminution de la qualité. Très souvent, cette perte de résolution est largement acceptable, notamment pour tout ce qui est texte et images destinées à être visualisées sur écran.
Compresser un PDF
Le format PDF est de loin le plus utilisé pour le transfert de documents informatiques. Simple, sûr, standardisé et facilement éditable : les avantages de ce type de fichier sont nombreux.
Pour obtenir le meilleur ratio « réduction de la taille du fichier/conservation de la qualité du document », il est fortement recommandé d’utiliser un outil de compression PDF dédié. Celui-ci permet de conserver le format du fichier, qui peut donc être ouvert sans décompression.
Les formats compressés
Vous les connaissez probablement, il s’agit des fameux. zip et. rar
« Zipper » un fichier permet de réduire sa taille et de l’envoyer plus facilement. Cependant, la personne recevant ce fichier compressé doit le décompresser à l’aide d’un logiciel spécifique afin de pouvoir l’ouvrir.
C’est une alternative intéressante pour envoyer des vidéos, ou une série de photos.
La clé USB
Malgré l’apparition du « Cloud » et les différentes campagnes d’information sur les risques potentiels de l’utilisation d’une clé USB, celle-ci reste un excellent moyen pour transférer des fichiers de taille importante.
Pourquoi ? Car elle présente quelques bénéfices indéniables :
- Elle ne nécessite pas de connexion internet
- Elle permet un transfert rapide (4800 Mb/s pour une clé USB 3.0)
- Elle protège les données contre le piratage (à moins de se faire voler physiquement la clé, les informations qu’elle contient sont inaccessibles)
- Elle a une grande capacité de stockage (vous pouvez même les utiliser pour faire des copies de sauvegarde de votre ordinateur)
Bien sûr, son inconvénient est qu’elle doit être transmise en personne. Vous devrez donc vous lever à 7 h du matin pour aller au bureau et rendre votre travail au patron.
Les services de transfert de fichier
Entre le mail et le cloud, les différents services de transferts de fichier sont une alternative intéressante pour partager ponctuellement des documents.
Alors que le Cloud est un espace de stockage sur lequel tout le monde a accès à tous les documents (c’est exagéré, en réalité, il y a des niveaux d’autorisation qui permettent de parfaitement limiter les accès), les solutions de transfert de fichier ne concernent que le fichier souhaité.
Le récipient est prévenu par mail, dans lequel il y a un lien à suivre pour télécharger le document en question.
Cette solution est à privilégier, si vous souhaitez que votre responsable puisse accéder à votre rapport, mais pas aux photos de vos vacances qui sont elles aussi stockées sur votre Cloud…
Le plus célèbre de ces services de transferts de fichier est sans aucun doute WeTransfer, mais il existe de nombreuses alternatives.
L’utilisation du VPN
Le VPN est un réseau privé virtuel (VPN = Virtual Private Network) qui vous donne une protection supplémentaire contre le piratage en cachant vos données par l’intermédiaire d’un serveur.
Très utile (voire indispensable…) quand on se connecte régulièrement sur des réseaux Wi-Fi publics, un VPN est aussi recommandé pour un usage professionnel et personnel quand on manipule des documents dits sensibles.
Un autre avantage du VPN est qu’il peut cacher la taille réelle de vos fichiers aux fournisseurs d’accès internet qui utilisent la technologie de la gestion large du trafic. Dans un tel cas, vous n’êtes plus limité par la taille du fichier.
Attention toutefois, vous risquez de perdre en vitesse de transfert.
Les serveurs FTP et SFTP
Cela ne surprendra pas les personnes bilingues d’apprendre que les serveurs FTP et SFTP (FTP = File Transfer Protocol) sont une solution idéale pour transférer des fichiers de n’importe quelle taille.
Les avantages du serveur FTP sur le Cloud
La sécurité. Alors que les données du Cloud sont stockées sur plusieurs serveurs accessibles à de nombreuses personnes tierces, le serveur FTP est en général privé et stocké sur un ordinateur particulier ou un serveur d’entreprise.
Ce n’est pas imparable (loin de là), mais lorsque le nombre de personnes pouvant se connecter diminue, le risque de vol en fait de même.
La différence entre FTP et SFTP
La sécurité. D’ailleurs, le S signifie Secure.
Sans rentrer dans les détails techniques, un serveur SFTP utilise un algorithme de cryptage qui rend les données illisibles à ceux qui ne détiennent pas la clé. Ainsi, même si certaines informations sont piratées, elles ne peuvent pas être décodées.
Changer la configuration de votre boite mail
Peut-être que votre boite mail limite la taille des pièces jointes à 2 Mo, mais ceci peut généralement être modifié.
La plupart des SMTP permettent de joindre des documents de 10 Mo, et Gmail est connu pour permettre d’attacher un fichier de 25 Mo. Plus surprenant pour ceux qui ne le savent pas, Outlook a une limite de taille de 34 Mo pour les pièces jointes !
Cependant, cette solution n’est pas forcément la panacée, et nous la déconseillons dans la plupart des cas. En effet, le fait que vous puissiez envoyer un document de 30 Mo ne signifie pas forcément que le destinataire peut le recevoir…
Mieux vaut donc se renseigner avant sur les capacités de la boite mail de votre correspondant.
Vous savez à présent comment envoyer votre fichier de grande taille. Votre travail sera rendu à temps, et vous pouvez aller vous mettre au lit pour profiter d’un repos bien mérité !
