numérisation de documents

Au début de ses activités, il est encore possible pour une société de stocker ses documents physiques dans des étagères. Cependant, au fur et à mesure que votre entreprise se développe, elle accumule de plus en plus de dossiers tels que des documents juridiques, fiscaux, sociaux, comptables, ou encore des documents relatifs aux Ressources Humaines. Pour stocker fiablement et sécuriser cette quantité importante de documents professionnels, il devient alors impératif de procéder à la dématérialisation des documents papiers. Ainsi, à l’ère numérique où nous vivons, les entreprises doivent passer par cette transition numérique et cette digitalisation pour une gestion optimale de leurs documents. Voici tout ce que vous devez savoir sur la numérisation des documents.

De quoi s’agit-il ?

Vous avez sûrement déjà entendu parler de la notion de numérisation de documents. Mais de quoi s’agit-il réellement ? Numériser un document est la première étape du processus de transformation numérique d’une entreprise. Il s’agit d’un procédé informatique qui consiste à créer une copie numérique de vos documents papiers. En d’autres termes, il vous permet de convertir les documents physiques en données numériques pour un stockage et une gestion optimisée dans un système de gestion électronique (GED). 

Quels sont les principaux avantages de la numérisation des documents ?

La numérisation des documents présente de nombreux avantages.

Tout d’abord, sur le plan écologique, la numérisation réduit notablement le gaspillage de papiers. Ce procédé vous permet donc de contribuer indirectement à la sauvegarde des arbres et de l’environnement. Par ailleurs, la numérisation vous permet d’optimiser votre espace d’archivage et de réduire votre coût de stockage. 

Désormais, vous n’avez plus à vous encombrer de milliers de documents en format papier, vous pouvez tout simplement stocker l’intégralité de vos dossiers professionnels sur votre ordinateur. Vos données seront ainsi plus sécurisées. Le risque de perte ou de détérioration des documents numériques est plus faible que pour les documents papiers.

La numérisation des documents vous garantit également une gestion documentaire optimale. Elle permet d’accéder rapidement aux documents dont vous avez besoin, et d’organiser facilement vos fichiers. La numérisation vous facilite ainsi la recherche de documents dans votre stockage numérique. Cette technique révolutionnaire favorise également le travail collaboratif. En effet, vos collaborateurs peuvent échanger plus facilement leurs fichiers de travail ou intervenir simultanément sur les mêmes documents. 

En outre, la numérisation des documents contribue à la dématérialisation de vos processus internes, et améliore la fiabilité et la rapidité de traitement de vos données. Tout ceci contribue à un gain de temps et de productivité pour votre entreprise. Grâce à la numérisation des documents, vos procédures administratives seront allégées. De quoi offrir un service plus rapide et plus efficace à vos clients.

Comment réussir la numérisation de vos documents ?

Tout d’abord, pour créer une copie numérique fiable de vos documents, vous devez choisir attentivement votre matériel de numérisation. Pour numériser des documents contenant des images, des textes ou des graphes, vous pouvez opter pour différents types de scanner ou tout simplement utiliser un appareil photo numérique à haute définition. Pour numériser des objets physiques, l’utilisation d’un scanner 3D est également possible. D’ailleurs, vous pouvez voir dans cette page les meilleurs scanners du moment. 

Une fois le document scanné, vous pouvez passer au traitement des documents numérisés. Pour cela, vous pouvez utiliser différents logiciels de numérisation qui permettent de reconnaître ou d’extraire différentes données : images, voix ou textes. Grâce à ces logiciels, vous obtiendrez des fichiers plus facilement exploitables ou modifiables.

Votre entreprise n’a ni le matériel ni les logiciels nécessaires pour numériser des documents ? Pourtant, votre besoin en termes de numérisation de document est assez récurrent ou en quantité importante ? Pas de panique. Des professionnels en externes peuvent vous proposer leurs services à des prix très concurrentiels.

Enfin, pour que votre copie numérique soit reconnue fiable, vous devez respecter les exigences légales édictées par l’article 1379 du Code Civil, comme le contrôle du procédé de numérisation des documents, la conservation de l’historique de la numérisation, la précision du contexte de numérisation du document (date, auteur, outils utilisés), l’intégrité des données du fichier, les conditions d’archivages sécurisées (local ou sur internet).